Under pandemin var det en del av oss som fick stor erfarenhet av att sitta i digitala möten. Vi lärde oss mycket på kort tid och blev bättre och bättre. Digitala möten kan vara en mycket tillgänglig mötesmetod. Emellanåt är det bra att reflektera tillsammans över hur ni gör era möten – hur fungerar de? Behöver ni påminna om spelregler och riktlinjer? Om det till exempel långsamt har växt fram en norm av att inte ha sin kamera på – är det lämpligt? Eller är det faktiskt en bra norm eller regel att ha kameran på?
Här nedan får du fler tips om hur du kan göra digitala möten så tillgängliga som möjligt. Tipsen gäller för stora digitala möten, till exempel konferenser. Men en del tips kan du nog ta med dig och använda i arbetsvardagen.
Före mötet
- Planera för ett kortare möte eller för fler pauser, än om det hade varit fysiskt.
- Använd god ljussättning och placering av kameror, mötesledare och presentatörer.
- Utse mötesledare och någon som kan ge teknisk support under mötet.
- Utse protokollförare och någon som håller koll på chatten.
- Ta reda på om någon behöver tolk och boka i god tid. Se till att underlag skickas till tolk före mötet.
- Skicka ut mötesinbjudan i god tid
- Mötesinbjudan innehåller start och sluttid, att mötet är digitalt och vilket digitalt verktyg ni använder. Det ska också finnas instruktioner för att ansluta till mötet, vad deltagarna kan göra om de behöver teknisk support. Det ska också finnas information till de som har behov av direkttextning eller teckenspråkstolkning. Inbjudan ska också innehåller dagordning och innehåll samt syfte med mötet.
Under mötet
- Ta en stund inledningsvis för deltagare att bekanta sig med det digitala verktyget. Förutsätt inte alltid att alla kan hantera verktyget.
- Berätta hur deltagare begär ordet, till exempel genom att skriva i chattfunktionen eller om de ska prata rakt ut.
- Uppmuntra alla att stänga av mikrofonen när de inte pratar, för att skapa en bra ljudmiljö.
- Presentera mötesdeltagare. De får gärna presentera sig själva så att det blir tydligt vilken röst som hör till vilken person.
- Mötesledaren ansvarar för att mötet följer dagordningen och att deltagare säger sina namn eller skriver i chatten innan de pratar.
- Om ni använder bilder i till exempel presentationer, beskriv vad som syns på bilder, det vill säga syntolka.
- Lägg in en paus efter cirka 40 minuter.
- Efter varje beslut och diskussion sammanfattar mötesledaren som ser till att mötet följer dagordningen.
Efter mötet
- Skicka ut minnesanteckningar
- Utvärdera tillgängligheten genom att fråga deltagarna om struktur, innehåll och tekniskt genomförande och om inbjudan kom i tillräckligt god tid och innehöll relevant information.
Om du vill lära dig mer om tillgänglighet har vår konsult Anna Bergholtz omfattande kunskap kring ämnet. Här hittar du mer information.
Författare
Frida Sandegård
Frida Sandegård är konsult och handledare för team och ledningsgrupper. Hon utbildar inom konflikthantering, jämlikhet, minoritetsstress och inkludering.Läs mer